A aprovação anual de contas das empresas, contribui para a transparência do processo de prestação de contas e divulgação de informação relevante aos sócios/acionistas, fornecedores, clientes e outros stakeholders, facilitando a avaliação do seu desempenho.
O Código das Sociedades Comercias define em secção própria e detalhada os principias passos de um processo de fecho de contas, incluindo sequencia dos mesmos, partes envolvidas e respectivas responsabilidades, bem como documentos a produzir e formalismos a cumprir. Menciona que o dever geral de prestação de contas das empresas, decompõe-se em dois deveres fundamentais:
a) Preparação de informação estatutária relevante: Relatório de Gestão, Demonstrações Financeiras e anexo e demais documentos de prestação de contas, incluindo a proposta de aplicação de resultados;
b) Submissão dos documentos acima referidos à aprovação da Assembleia Geral (sócios ou accionistas).
Este dever de prestação de contas, assim como o cumprimento das respetivas diligências e ações estatutárias necessárias, é do Orgão de Gestão (Gerentes ou Administradores) que esteja em funções na data de elaboração e apresentação dos documentos de prestação de contas. Estes documentos devem ser assinados por todos os gerentes ou administradores, sendo que qualquer recusa deve ser expressamente justificada.
Este processo, envolve a preparação e convocação de:
- Relatório de Gestão e das demonstrações financeiras pelo Orgão de Gestão (Gerência ou Administração);
- Demonstrações financeiras pelo Contabilista Certificado;
- Auditoria/revisão pelo ROC/Auditor externo, quando aplicável (sendo uma sociedade anónima, ou cumprindo os requisitos do artigo 262, do Código das Sociedades Comerciais);
- Convocação da Assembleia Geral:
i) Nas sociedades por quotas, a Assembleia Geral pode ser convocada por qualquer gerente da sociedade, através de convocatória com a antecedência mínima de 15 dias seguidos, a não ser que o contrato de sociedade estabeleça outras formalidades ou prazo mais longo;
ii) Nas sociedades anónimas, a Assembleia Geral é convocada pelo presidente da mesa, mediante publicação da convocatória, exceto quando todas as ações forem nominativas, caso em que a convocatória poderá ser enviada por carta registada ou, havendo prévio consentimento para o efeito, por correio eletrónico com recibo de leitura, com um mínimo de 21 dias de antecedência.
O Relatório de Gestão (cujo conteúdo está previsto no Código das Sociedades Comerciais), as Contas do Exercício e os demais documentos (exemplo: Certificação Legal das Contas, Relatório e Parecer do Orgão de Fiscalização, outros relatórios financeiros relevantes preparados pela sociedade), devem ser disponibilizados aos sócios ou acionistas previamente à data de realização da Assembleia Geral Anual, com a antecedência suficiente para permitir a sua análise informada.
A apreciação da prestação de contas pela Assembleia Geral, regra geral, ocorre no prazo de três meses a contar da data de encerramento do exercício, que, por regra, coincide com o final do ano civil. A Assembleia Geral destinada à aprovação das contas do exercício findo em 31 de dezembro deverá, em regra, realizar-se até 31 de março do ano seguinte. Este prazo pode ser alargado para cinco meses quando se trate de sociedades obrigadas a apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método da equivalência patrimonial.
Na Assembleia Geral, os sócios ou acionistas apreciam e votam:
- O Relatório de Gestão, as Contas do Exercício e os demais documentos de prestação de contas;
- A proposta de aplicação de resultados contida no relatório de gestão (que nomeadamente pode incluir a distribuição de resultados – dividendos e gratificações de balanço – bem como a sua transferência para reservas – acumulação de capital);
- Apreciação do desempenho da Gerência/Administração e fiscalização da sociedade.
Após a aprovação das contas, deve proceder-se ao seu registo, até ao 15.º dia do sétimo mês posterior à data do termo do exercício, que inclui:
- Entrega da Informação Empresarial Simplificada (IES) e pagamento da respetiva taxa de registo;
- Entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal à Autoridade Tributária;
- Depósito das contas junto do Registo Comercial;
- Prestação de informação para fins estatísticos ao Instituto Nacional de Estatística e ao Banco de Portugal.
O incumprimento destas obrigações, pode acarretar as seguintes consequências:
- Impedimento de registo de determinados factos relativos à sociedade, nomeadamente, do registo de alterações do pacto social;
- Se a omissão do registo da prestação de contas ocorrer durante 2 anos consecutivos, poderá dar lugar à instauração de um procedimento de dissolução oficiosa da sociedade.
Concluindo de forma sumária:
i) Garante o regular funcionamento da sociedade;
ii) Salvaguarda os direitos dos sócios e acionistas;
iii) Assegura a conformidade com as exigências legais e fiscais aplicáveis;
iv) Evita constrangimentos relevantes, nomeadamente limitações ao registo de atos societários;
v) Evita o risco de dissolução oficiosa.
Cabe ao Orgão de Gestão assegurar o cumprimento deste processo, contribuindo para a solidez, credibilidade e sustentabilidade da sociedade. A transparência da informação é muito valorizada pelos stakeholders.