Introdução
Num ambiente empresarial cada vez mais competitivo, regulamentado e exposto a riscos complexos, a auditoria interna tornou-se uma ferramenta indispensável para garantir a conformidade, a eficiência e a integridade dos processos organizacionais.
Muitas organizações enfrentam desafios significativos na constituição e manutenção de equipas de auditoria interna, com os níveis de competência e independência necessários. Neste contexto, a adoção de uma estratégia de auditoria interna em regime de outsourcing tem vindo a ganhar destaque como uma solução alternativa, eficaz, flexível e economica.
Uma estratégia desta natureza proporciona as seguintes vantagens para uma organização:
i) acesso a competências especializadas
ii) independência e objectividade
iii) redução de custos operacionais
iv) flexibilidade e escalabilidade
v) foco no core business e
vi) actualização constante face às normas e melhores práticas.
i) Acesso a Competências de Especializadas
O outsourcing das actividades de auditoria interna permite o acesso imediato a competências técnicas altamente especializadas. As empresas de auditoria e consultoria contam com equipas multidisciplinares, com profissionais experientes em diferentes sectores de actividade, áreas funcionais e sistemas de controlo interno.
Um leque de competências diversificado permite uma análise abrangente e profunda dos riscos e dos controlos da organização auditada. Estes auditores e consultores externos estão muito familiarizados com as normas internacionais de auditoria interna (IIA – Institute of Internal Auditors), e com metodologias actualizadas de avaliação de riscos e processos (na UHY, adoptamos a metodologia Business Audit, focada em testes de compliance e walk-through).
Recrutar e reter internamente profissionais com qualificações diversificadas e actualizadas é dispendioso e difícil, principalmente para as PME ou organizações com estruturas mais reduzidas. O Outsourcing, permite que a empresa beneficie de recursos de topo sem necessidade de um investimento permanente em formação e retenção.
ii) Independência e Objectividade
A auditoria interna deve, por definição, ser independente das operações que audita. Quando os auditores fazem parte da própria estrutura da organização (em particular em empresas mais pequenas), aumentam os riscos de parcialidade, na medida em que uma organização mais pequena potencia relações hierárquicas, pressões internas ou conflitos de interesses.
Recorrer a um parceiro externo, reforça a objectividade do processo de auditoria, já que os profissionais envolvidos não têm interesses directos nas decisões operacionais ou nos resultados da auditoria interna que se está a efectuar. Esta ainda maior separação, facilita uma avaliação mais imparcial e credível dos controlos internos e dos riscos existentes.
Referir também que, a percepção de imparcialidade perante entidades externas –reguladores, investidores ou stakeholders – tende a ser mais positiva quando se verifica a presença de auditores independentes.
iii) Redução de Custos Operacionais
Uma equipa interna de auditoria qualificada, exige custos fixos consideráveis: salários, formação, licenças de software, deslocações, etc.. Muitas organizações, não podem fazer estes investimento, em particular quendo a frequência ou extensão das auditorias internas a efectuar não é muito relevante.
O Outsourcing permite transformar custos fixos em custos variáveis, contratando os serviços de auditoria apenas quando necessário e de forma ajustada à dimensão e complexidade da organização. Permite reduzir custos operacionais, sem comprometer a qualidade e o âmbito/objectivos da função.
As empresas de auditoria e consultoria que pestam este serviço em regime de outsourcing, dispõem de ferramentas próprias, metodologias padronizadas e tecnologia de suporte, eliminando ou reduzindo a necessidade de investimento adicional por parte da empresa.
iv) Flexibilidade e Escalabilidade
O ambiente empresarial é volátil. As necessidades mudam rapidamente em função de factores internos ou externos (reorganizações empresariais, alterações na legislação, novos mercados ou produtos/serviços ou novos riscos – cibersecurity).
Num ambiente de continuous change, o outsourcing oferece um modelo flexível e escalável.
Com o Outsourcing a empresa pode ajustar o volume, periodicidade e âmbito das auditorias internas de acordo com as necessidades, sem ter de recrutar ou dispensar pessoal. Sendo necessário efectuar auditorias mais abrangentes ou em áreas onde não existem competências internas (auditoria informaticas, ambientais, etc.), a empresa pode reforçar temporariamente a sua equipa com recursos especializados.
A agilidade operacional é crítica em períodos de mudança ou em sectores sujeitos a regulamentações específicas e mutáveis, como o financeiro, o farmacêutico ou o tecnológico.
v) Maior Foco no Core Business
Ao transferir as atividades operacionais da auditoria interna para uma entidade externa especializada, as organizações libertam recursos e energia para se concentrarem naquilo que fazem melhor: o seu core business. Em vez de gerir equipas internas, desenhar planos de auditoria e acompanhar tecnicamente os trabalhos, a Administração pode dedicar-se ainda mais à estratégia, inovação, optimização dos seus processos-chave e aos seus clientes.
Este enfoque é valioso para entidades em crescimento ou com recursos limitados, que têm que fazer bem a alocação dos seus talentos e orçamentos. O outsourcing, permite que a Auditoria Interna deixe de ser uma função acessória e, permitindo que a organização se foque ainda mais no que realmente sustenta a competitividade.
vi) Actualização Contínua e Alinhamento com Melhores Práticas
As normas, os regulamentos e as boas práticas de auditoria interna evoluem constantemente. Manter uma equipa interna actualizada implica formação contínua e acompanhamento regular de mudanças legais, tecnológicas e de mercado.
As Auditoras e Consultoras, têm a preocupação de estar constantemente actualizadas, para assegurarem serviços de qualidade. A empresa beneficia de um serviço em conformidade com as normas mais recentes, alinhado com as melhores práticas internacionais e com forte sensibilidade às tendências emergentes. Ou seja, este serviço envolve simultaneamente passagem de conhecimento e formação on-job, na medida em que muitoas vezes os serviços de outsourcing, envolvem equipas mistas que incluem quadros das consultoras e quadros dos departamentos de auditoria interna das empresas.
Nota final
Mas com o Outsourcing, a responsabilidade da Administração em assegurar que esta linha de defesa está operacional é transferida para a entidade externa contratada? Não, a responsabilidade da função, cabe sempre à empresa ao Administrador responsável por este pelouro e ao director de auditoria interna, quando existe.
O que deve ser objecto de outsourcing são as actividades operacionais da auditoria interna (realização dos trabalhos de audiroria interna, emissão de relatórios, apresentação de conclusões, etc..), bem como a implementação de metodologias, ferramentas e praticas alinhadas com as best practices, cabendo no entanto à empresa a responsabilidade final por definir e aprovar o plano de auditoria, os principais riscos que pretende cobrir, as debilidades a corrigir com prioridade, etc..
No entanto para responder de forma efectiva aos riscos e debilidades da organização, uma estratégia de auditoria interna em regime de outsourcing, é uma opção estratégica para muitas organizações que procuram reforçar os seus mecanismos de controlo, a sua agilidade e eficiência.
O acesso a competências especializadas, reforça a independência, reduz custos, oferece flexibilidade, facilita o foco no negócio principal e garante a actualização permanente, da empresa, sendo uma resposta eficaz às atuais exigências de governação, conformidade e gestão de risco.
A escolha de um parceiro externo de confiança, com experiência comprovada e capacidade de adaptação à realidade da organização, é essencial para o sucesso desta estratégia. Com planeamento adequado e articulação clara entre a gestão e o prestador de serviços, a auditoria interna em outsourcing é um instrumento de suporte à tomada de decisão e à criação de valor sustentável.