Ajudas de Custo – Os limites e atuais tributações

As ajudas de custos são um mecanismo de compensação da Entidade Patronal para fazer face às despesas incorridas pelos colaboradores por conta da Empresa.

Estas podem beneficiar da isenção de tributação a nível de IRS e contribuições para a Segurança Social, caso se encontrem dentro dos limites legalmente estabelecidos. Estes limites são definidos anualmente.

Enquanto no setor público a legislação relativa às ajudas de custo está prevista no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, e na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, no setor privado não existe legislação específica sobre o tema, sendo habitualmente seguidas, por analogia, as regras aplicáveis à Função Pública.

Os limites para beneficiar da isenção de tributação estão previstos nos diplomas, conforme valores de referência:

Os montantes atribuídos têm origem nas seguintes deslocações:

• Diárias, em que o colaborador tem de realizar distâncias acima dos 20 km, do domicílio necessário, até 24 horas:
  • 25% – Período da deslocação entre 13 horas e as 14 horas
  • 25% – Período da deslocação entre 20 horas e as 21 horas
  • 50% – Período da deslocação após as 22 horas (implica alojamento, ou o não regresso antes das 22 horas)

• Sucessivas, quando o colaborador efetua distâncias acima dos 50 km do domicílio necessário, num período superior às 24 horas:
  • 100% – No dia de partida até às 13 horas, e nos restantes dias passados fora do domicílio necessário
  • 75% – No dia de partida entre as 13 horas e as 21 horas
  • 50% – No dia da partida depois das 21 horas, bem como no dia de regresso depois das 20 horas
  • 25% – No dia de regresso entre as 13 horas e as 20 horas
  • 0% – Até às 13 horas no dia da chegada

Em relação ao subsídio de transportes os limites de isenção são os seguintes:

Quando estes encargos e compensações não são faturados a clientes, são ainda tributados à taxa autónoma de 5%, exceto na parte sujeita a tributação, segundo o artigo 88 nº 9 CIRC.

O Código do IRC prevê um agravamento em dez pontos percentuais nas taxas de tributação autónoma para as empresas que apresentem prejuízos.

Contudo, caso as ajudas de custo sejam tributadas na esfera do IRS do trabalhador, a entidade fica isenta da aplicação da tributação autónoma sobre esses valores.

Para as ajudas de custo cumprirem os requisitos quer a nível contabilístico quer a nível fiscal, é obrigatório a apresentação de um mapa de despesas e deslocações com a informação definida pelo n.º 5 do artigo 36 do CIVA (nomeadamente, incluir motivo, itinerário de viagem, datas e horas de partida e chegada, valor).

No caso de apresentação de despesas, as faturas devem conter o contribuinte da Entidade Empregadora e serem anexadas ao mapa de despesas.

Não existindo o compliance das despesas, as mesmas não são aceites como encargo dedutível de IRC, artigo 23ºA CIRC, alínea h) do nº 1.

Para além destas compensações aos colaboradores, o diploma prevê o subsídio de refeição isento:

O colaborador não deve beneficiar do subsídio de alimentação, em caso de compensação com despesas de almoço. Caso exista compensação, o excedente do valor de referência é tributado a nível de Segurança Social e IRS.