Como Preparar um Dossier?
Comentamos abaixo as principais preocupações a cumprir num processo de preparação de um dossier de preços de transferência.
1. Quais a Fases do Processo de Preparação do Dossier?
1.1. Planeamento e Diagnóstico Inicial
- Objetivo: Definir o âmbito do dossier e identificar as operações relevantes.
- Atividades:
- Identificar todas as entidades relacionadas (nacionais e internacionais);
- Listar as operações intercompanhias significativas (bens, serviços, financiamentos, IP);
- Avaliar se as operações ultrapassam os limiares que obrigam à preparação do dossier;
- Definir os métodos de análise a aplicar (ex.: preço comparável não controlado, custo acrescido).
1.2. Recolha de Informação
- Objetivo: Obter todos os dados necessários para análise e documentação.
- Atividades:
- Obter contratos, acordos e documentos que regem as operações;
- Recolher dados financeiros e contabilísticos das entidades envolvidas;
- Obter informações de mercado, benchmarks e bases de dados para análise comparativa;
- Recolher informação sobre a estrutura do grupo, funções desempenhadas, ativos utilizados e riscos assumidos.
1.3. Análise e Avaliação
- Objetivo: Aplicar os métodos de preços de transferência e preparar as conclusões.
- Atividades:
- Analisar a comparabilidade das operações entre partes relacionadas com operações independentes;
- Selecionar o método mais adequado para cada tipo de transação;
- Calcular os preços ou margens ajustados, identificando eventuais desvios;
- Preparar relatórios com os resultados da análise.
1.4. Redação do Dossier
- Objetivo: Documentar toda a informação, análise e conclusões em formato estruturado.
- Atividades:
- Elaborar a descrição da empresa, do grupo e do contexto económico;
- Descrever detalhadamente as operações objeto do dossier;
- Apresentar os métodos aplicados e justificar a escolha;
- Incluir a análise comparativa e resultados;
- Anexar documentos de suporte (contratos, estudos, relatórios financeiros);
- Incluir declaração de conformidade assinada pelos responsáveis.
1.5. Revisão e Aprovação Final
- Objetivo: Garantir a qualidade e conformidade do dossier antes da entrega.
- Atividades:
- Revisão interna por equipa fiscal e contabilística;
- Validação por gestão ou administração da empresa;
- Eventual consulta a consultores externos especializados.
1.6. Manutenção e Atualização
- Objetivo: Atualizar o dossier conforme necessário durante o ano fiscal.
- Atividades:
- Monitorar alterações nas operações ou legislação;
- Atualizar dados financeiros e análises sempre que necessário;
- Preparar o dossier para apresentação em caso de inspeção.
2. Que Informação é necessária incluir no Dossier?
- Estrutura e descrição do grupo:
- Organograma do grupo;
- Funções, ativos e riscos das entidades envolvidas;
- Estratégias e políticas empresariais.
- Descrição detalhada das operações:
- Natureza das transações (bens, serviços, financiamentos, IP);
- Condições contratuais e termos comerciais;
- Volume e valores transacionados.
- Dados financeiros e contabilísticos:
- Demonstrações financeiras relevantes;
- Custos, receitas e margens operacionais;
- Histórico de preços praticados.
- Análise comparativa:
- Identificação de transações comparáveis no mercado aberto;
- Utilização de bases de dados e benchmarks;
- Justificação da escolha do método e das comparações.
- Documentação de suporte:
- Contratos e acordos;
- Estudos económicos e pareceres técnicos;
- Correspondência e relatórios internos.
3. Quem deve participar no processo de Preparação do Dossier?
- Departamento Financeiro e Contabilidade:
- Fornece dados financeiros, contabilísticos e apoio administrativo.
- Departamento Fiscal:
- Coordenador principal do dossier;
- Responsável pela conformidade fiscal e análise dos métodos.
- Gestão e Administração:
- Aprovação final e suporte estratégico;
- Disponibilização de informação sobre a estrutura e estratégia.
- Consultores Externos (quando aplicável):
- Especialistas em preços de transferência e fiscalidade internacional;
- Apoio técnico na análise e redação do dossier.
- Outros Departamentos (Ex.: Comercial, Jurídico):
- Fornecimento de informação sobre contratos, condições comerciais e estrutura jurídica.
Notas finais:
Se pretende preparar internamente o Dossier, consulte a legislação aplicável, envolva os especialistas financeiros da sua organização, em particular os que têm maior conhecimento sobre temáticas fiscais e mãos à obra.
No entanto, não se esqueça que este dossier deve cumprir com determinadas normas e procedimentos específicos definidos em legislação fiscal e relacionada, pelo que o envolvimento de especialistas é fundamental, a qual pode ocorrer de forma mais ou menos envolvente (cenários diferentes podem ser: sessões de brainstorming, revisão do documento, compilação de informação, preparação do dossier, planeamento da estrutura organizacional do grupo e de transacções relevantes, etc.).