O pagamento de quilómetros a colaboradores é uma prática comum em empresas que permitem o uso de viatura própria para deslocações em serviço. O seu tratamento fiscal e contabilístico deve ser efetuado com rigor, dado que existem implicações relevantes em sede de Segurança Social, IRS e IRC.
1. Pagamento de km: Remuneração ou Reembolso de Despesas?
Regra geral:
O pagamento de quilómetros constitui um reembolso de despesas, desde que:
- compense o uso de viatura própria em deslocações efetuadas ao serviço da empresa; e
- respeite os limites legais e esteja devidamente justificado e documentado.
Quando estes critérios são cumpridos, o montante pago não é considerado remuneração, permanecendo isento de IRS e de contribuições para a Segurança Social.
2. Limites Legais de Isenção
De acordo com a atualização de 2025, mantida para 2026, o pagamento por km encontra-se isento de IRS e contribuições para a Segurança Social até aos seguintes valores de referência, baseados no regime das ajudas de custo da função pública (Portaria n.º 1553-D/2008, com atualizações posteriores):
| Tipo de viatura | Limite por km | Enquadramento |
| Viatura própria do colaborador | €0,40/km | Isento de IRS e Segurança Social até este valor |
Nota: para situações em que a viatura é alugada ou cedida ao colaborador, não existe valor específico legalmente fixado; aplica-se, por analogia, o princípio de reembolso de despesa comprovada, devendo o montante ser razoável e justificado.
Acima desses valores, a diferença é considerada rendimento sujeito a IRS e contribuições sociais.
3. Condições para que seja considerado reembolso
Para que o pagamento de quilómetros seja aceite como reembolso de despesas e não como remuneração, é necessário:
a) Justificação documental: identificação do colaborador, data, origem e destino da deslocação, finalidade, quilómetros percorridos, valor por km e total a pagar.
É recomendável a utilização de um modelo interno de mapa de deslocações, assinado pelo colaborador e validado pelo superior hierárquico.
b) Interesse da empresa: a deslocação deve ocorrer no âmbito da atividade profissional, como visitas a clientes, reuniões externas ou formações.
c) Viatura do colaborador: a viatura utilizada não pode pertencer à empresa, devendo ser propriedade ou estar legalmente afeta ao colaborador.
4. Riscos Fiscais para a Empresa
a) Reclassificação como rendimento: na ausência de documentação ou justificação suficiente, a Autoridade Tributária (AT) e a Segurança Social podem reclassificar os pagamentos como remuneração, sujeitando-os retroativamente a IRS, contribuições e coimas.
b) Correções em IRC: valores pagos sem suporte documental adequado ou acima dos limites legais podem ser considerados não dedutíveis em IRC, com correção da matéria coletável.
c) Inspeções e auditorias: empresas que apresentem montantes significativos de quilómetros pagos, sem documentação consistente, podem ser sinalizadas para controlo reforçado através do cruzamento de dados no e-Fatura e nas DMR.
5. Boas Práticas a adotar pela Empresa
- Implementar um regulamento interno de deslocações;
- Exigir mapas de deslocações assinados e detalhados;
- Controlar o limite de €0,40/km;
- Evitar pagamentos mensais fixos de quilómetros, que podem ser considerados remuneração;
- Separar contabilisticamente reembolsos de despesas de remunerações salariais;
- Formar os colaboradores e responsáveis de RH sobre as obrigações legais e fiscais.
6. Notas Finais
O pagamento de quilómetros continua a ser, regra geral, um reembolso de despesas isento de tributação, desde que devidamente documentado e respeitando os limites legais. Caso contrário, poderá ser considerado uma remuneração encapotada, com consequências fiscais e contributivas significativas para a empresa.